Wenn der Vertrieb Logistik macht: Die teure Falle der Helden-Kultur im Mittelstand

Erschien zuerst im Newsletter „Flurgespräche | Führung & Orga“.

Was der Flur weiß, was die Führung nicht sieht

Man muss nicht in die Strategiemeetings gehen, um zu sehen, wo es hakt. Es reicht, sich an zwei Ecken auf dem Flur aufzustellen und den ungefilterten Gesprächen zu lauschen. Der Vertrieb liefert selbst aus, der Außendienst koordiniert die Produktion, die Geschäftsführung moderiert Schnittstellenkonflikte. Was nach Engagement aussieht, ist bei näherer Betrachtung struktureller Alarm – still, teuer, unsichtbar in der BWA.

Zwei Akte

Akt 1 (Helden-Ecke): Ein Vertriebler rettet den Deal, indem er fünf Kartons selbst 180 km zum Kunden fährt – „echter Vertrieb“. Akt 2 (Realitäts-Ecke): Logistikleiter und Controller sehen eine „betriebswirtschaftliche Vollkatastrophe“: teuerste Ressource blockiert stundenlang die Autobahn, weil der Vertrieb unhaltbare Lieferversprechen ohne Kapazitätsprüfung gemacht hat. Zwei Weltsichten, eine Ursache – die liegt weder beim Vertriebler noch bei der Logistik.

Drei strukturelle Ursachen im Fehlerspeicher

1. Das Incentivierungs-Dilemma – Vertrieb (Abschluss/Umsatz) und Operations (Effizienz/Marge) werden nach gegensätzlichen Kennzahlen gesteuert und strukturell in entgegengesetzte Richtungen gezogen. Das Konfliktpotenzial wird vom Management einprogrammiert – ein Designfehler in der Steuerungslogik.
2. Die Helden-Falle bemäntelt den Prozess-Schmerz – Wird der heldenhafte Einsatz zur Regel, schaut niemand mehr hin, warum es brennt. Man repariert die Auswirkung, ignoriert die Ursache. Das System lernt nicht. Frage: Belohnen Sie unbewusst das Löschen von Bränden stärker als das Verhindern?
3. Fehlende Transparenz an den Schnittstellen – Der Vertrieb hat oft keine Einsicht in die realen Kapazitäten, es wird blind verkauft. Die Schnittstelle ist kein Niemandsland – dort entstehen die teuersten Fehler und liegt die größte Hebelwirkung.

Was das kostet („verbranntes Geld“)

Ein Vertriebsmitarbeiter (80.000 € Gehalt ≈ 120.000 € Vollkosten ≈ 60 €/Std.) verbrennt bei einer 4–5-Stunden-Auslieferung 240–300 € allein an Personalressource – ohne Fahrtkosten, ohne verpasste Akquise. In begleiteten Betrieben summiert sich das häufig auf fünf- bis sechsstellige Beträge pro Jahr, die kein Buchhalter ausweist. Dazu: Frustration in Teams, Wissensverlust, verbrauchte Führungszeit, Skalierungsbremse.

Die Führungsaufgabe

Nicht den nächsten Brand löschen, sondern ein System bauen, in dem Ausnahmen die Ausnahme bleiben. Konkret: Prozesse gestalten statt verwalten (gemeinsame Steuerungslogik, Kennzahlen, Kapazitätstransparenz); Anreize überprüfen; Schnittstellen als Führungsthema behandeln.

Quick-Check

1. Belohnen wir Brände-Löschen mehr als Brände-Verhindern?
2. Sprechen Vertrieb und Logistik nur, wenn Termine schon gerissen sind?
3. Sind Abteilungs-Incentives so gebaut, dass der Erfolg der einen zum Problem der anderen wird?

Fazit: Struktur schlägt Heldenstatus.

Der Vertriebler, der 180 km fährt, ist nicht das Problem – er ist das Symptom. Der Fehlerspeicher zeigt an, dass etwas ansteht; den Motorraum öffnet die Führung.